Microsoft Access के साथ, औसत उपयोगकर्ता क्षेत्र में अत्यधिक कुशल होने के बिना डेटाबेस के साथ काम कर सकता है। Microsoft ने किसी के लिए भी यह सीखना आसान बना दिया कि कैसे डेटाबेस के साथ कुछ जटिल कामों को आसान-से-उपयोग करने वाले टेम्प्लेट के साथ काम किया जाए। एक्सेस का उपयोग करते समय यह कुछ हद तक एक चुनौती हो सकती है, क्योंकि यह व्यापक विकल्प प्रदान करता है, इसका उपयोगकर्ता के अनुकूल इंटरफेस किसी को भी सफलतापूर्वक डेटाबेस को संचालित करने का अवसर देता है।

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एक्सेस का उपयोग करना

Microsoft Access एक डेटाबेस सॉफ्टवेयर प्रोग्राम है जो विभिन्न कौशल स्तरों के उपयोगकर्ताओं के लिए डेटा को प्रबंधनीय बनाता है। आप अपनी आवश्यकताओं के अनुसार डेटा और सॉर्ट, फ़िल्टर या समूह जानकारी इनपुट कर सकते हैं। यह विशेष रूप से उपयोगी है जब हजारों रिकॉर्ड होते हैं और उनके माध्यम से व्यक्तिगत रूप से छंटाई होती है। एक्सेस आपको उस जानकारी को प्राप्त करने की अनुमति देता है, जिसे आप यह निर्दिष्ट करके प्राप्त करते हैं कि आप किस प्रकार की जानकारी की तलाश कर रहे हैं। रिपोर्ट बनाई जा सकती हैं, वह भी, जो प्रोजेक्ट पैरामीटर के अनुसार डेटाबेस से जानकारी खींचती है। उदाहरण के लिए, एक डेटाबेस में ग्राहकों की सूची हो सकती है, जिसमें उनकी आयु, लिंग, वैवाहिक स्थिति, पता, ईमेल पते और फोन नंबर शामिल हैं। यदि आवश्यक हो, तो आप इस जानकारी को किसी भी तरह से सॉर्ट कर सकते हैं, केवल एकल क्लाइंट पर रिपोर्ट बना सकते हैं या क्षेत्र कोड द्वारा आयोजित किया जा सकता है।

पहुँच के लाभ

यह जानकर कि डेटाबेस बनाने में हर कोई कुशल नहीं है, Microsoft ने बुनियादी टेम्पलेट्स बनाए जिन्हें उपयोगकर्ता तुरंत डाउनलोड और उपयोग कर सकता है। यदि पसंद किया जाता है, तो आप अपनी परियोजना के अनुरूप एक डेटाबेस को स्क्रैच से बना सकते हैं या टेम्पलेट को ट्विक कर सकते हैं। यदि आप एक ही डेटा के लिए एक नई परियोजना शुरू करते हैं, तो आप हजारों रिकॉर्ड संग्रहीत करते हैं, आपको इसे फिर से दर्ज नहीं करना होगा। एक्सेल और वर्ड सहित अन्य माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस उत्पादों के साथ एक्सेस भी एकीकृत है। उदाहरण के लिए, आप क्लाइंट के एक्सेस डेटाबेस में टैप करके हजारों व्यक्तिगत अक्षरों के साथ मेल मर्ज बना सकते हैं।

वेब ऐप्स और सहयोग

एक्सेस 2013 के साथ, Microsoft ने उपयोगकर्ताओं के लिए डेटा प्रसंस्करण को कारगर बनाने और परियोजनाओं पर सहयोग को आसान बनाने के लिए अनुकूलन योग्य वेब ऐप पेश किया। Microsoft Office 365 साइट या SharePoint सर्वर 2013 का उपयोग करते हुए, एक संपूर्ण डेटाबेस एक ही डेटाबेस के साथ काम कर सकता है। अनुकूलन योग्य वेब ऐप टेम्प्लेट का उपयोग करके, आप सुनिश्चित कर सकते हैं कि प्रत्येक व्यक्ति को डेटा जोड़ने, संपादित करने या हटाने के साथ ही रिपोर्ट चलाने के लिए इंटरफ़ेस की आवश्यकता हो।

महत्वपूर्ण डेटाबेस शर्तें

एक्सेस कई शब्दों का उपयोग करता है जो आपके लिए नए हो सकते हैं। एक "डेटाबेस" लोगों, स्थानों और चीजों के बारे में जानकारी को व्यवस्थित और संग्रहीत करने का एक तरीका है। एक्सेस वास्तव में एक डेटाबेस प्रबंधन प्रणाली है जो उन विभिन्न डेटाबेसों को रखती है ताकि आप उन्हें एक्सेस कर सकें। प्रत्येक डेटाबेस को एक स्प्रेडशीट के समान कॉलम और पंक्तियों से बने प्रत्येक तालिका के साथ, कई तालिकाओं से बनाया जा सकता है। डेटाबेस तालिका के कॉलम को "फ़ील्ड" कहा जाता है। पंक्तियों को "रिकॉर्ड" कहा जाता है। "क्वेरी" ऐसे कार्य हैं जो उपयोगकर्ता को तालिका से विशिष्ट डेटा प्राप्त करने की अनुमति देते हैं। क्वेरीज़ आपके डेटा के साथ गणनाओं को फ़िल्टर, सारांशित और निष्पादित करने में मदद कर सकती हैं।

आपका पहला डेटाबेस डिजाइनिंग

एक्सेस डेटाबेस के सर्वोत्तम उपयोग के लिए थोड़ी सी योजना एक लंबा रास्ता तय करती है। सबसे पहले, यह पता लगाएं कि डेटाबेस का उपयोग कैसे किया जाएगा। इसके बाद, डेटाबेस में इनपुट होने के लिए सभी जानकारी एकत्र करें और जानकारी को श्रेणियों में व्यवस्थित करें, जिनमें से प्रत्येक तालिका बन जाएगी। डेटा को तालिकाओं में इनपुट करें, जो कॉलम बन जाएंगे और एक से अधिक होने पर तालिकाओं के बीच संबंध बनाएंगे। अंत में, टेबल को सही ढंग से संरचित करने के लिए सामान्यीकरण नियम लागू करें।